20 yıla yaklaşan çalışma hayatımda en büyük olmasa da en kritik sorunlardan biri de “bir yere varamayan” toplantılar.
Fark ettim ki saha toplantıları nispeten daha sonuç odaklı ancak özellikle genel müdürlük birimlerinde yapılan toplantılardan çoğu zaman “sonraki toplantıda devam edelim” şeklinde birkaç notla ayrılıyoruz. Yani toplantıya üzerinde konuşulacak 3 madde ile giriyorsak, uzun tartışmalar sonunda 1 maddeyi sonuca bağlıyoruz. Sonraki toplantıya kalan 2 madde üzerine bir sonraki toplantıda yeni 3 madde ekleniyor ve bu kez sonuca bağlama oranımız 1/5 oluyor. Birkaç hafta sonra o kadar çok konu birikiyor ki, ilk konular artık güncelliğini yitirmiş oluyor ve belki bize o dönem fırsat yaratacak olan kritik konular artık konuşulacaklar listesinden siliniyor.
Toplantıların mümkün olduğunca kısa ve sonuç odaklı olması için yönettiğim toplantılarda kendimce izlediğim birkaç metodu paylaşmak isterim:
- Her şeyden önce bir toplantıya başlamadan önce “bu toplantının sonunda hangi sonuçları almak istiyorum?” diye kendime sorarım. Bu, bir projenin bütçesini almak gibi maddi bir sonuç olabileceği gibi, bir konuda farkındalık yaratmak gibi bir sonuç da olabilir. Toplantı sonunda mutlaka başta belirlediğim sonucu almış olmaya çalışırım.
- Toplantıda konuşulacak maddeleri önem sırasına göre dizip, en kolay çözülecek olanla başlamak yerine en önemli olan ile başlamayı tercih ediyorum. Genellikle klasik olan davranış, en hızlı çözülecekleri başa almaktır ancak bu birkaç dakika olsa bile en önemlinin zamanından çalmakta. Ayrıca genellikle en hızlı çözülecek olanlar toplantı bittiğinde e-posta ile hatta çoğu zaman ayak üstü bir sohbet ile bile çözülebiliyor.
- Toplantı notlarının tutulması için ekipten birini görevlendirmek, toplantı sonrası katılımcılara atılacak olan e-posta için çok önemli. Sonradan hatırlamaktansa toplantı sırasında not tutulması önemli. Eğer böyle birini görevlendirme şansım yoksa, sonradan hatırlamak için kendim kısa kısa notlar alıyor ve bunu toplantı sonunda bir metne çevirip katılımcılara gönderiyorum. İş hayatında söz uçuyor, yazı kalıyor…
- Her toplantıya mümkün olduğunca başlangıç saatinden kısa bir süre daha erken katılmaya, bu sayede “nasılsın, bugün şık görünüyorsun, akşamki maç nasıldı” vs. gibi toplantı öncesi konuşmalarını o aralığa sığdırmaya çalışırım.
- Toplantıya katılımı zorunlu olan kişiler saatinde gelmişse, opsiyonel olanları maksimum 5 dakika beklerim. Bu hem toplantıya saatinde gelenlere saygıdan, hem de aynı e-postalardaki “cc” alanı gibi direkt olmayan katılımcıların bu tür toplantılara olan dikkatlerinin daha az olacağındandır.
“Microsoft’un yaptığı bir araştırmaya göre çalışanlar haftada yaklaşık 11 saatini e-postalarla ilgilenerek geçiriyor ve zamanlarının %28’ini e-postaları okumaya ve yanıtlamaya ayırıyor. Bu e-postaların çoğu herhangi bir işlem gerektirmeyen ve genellikle çalışanın bilgi sahibi olduğu e-postalardır.” https://www.calcalistech.com/ctech/articles/0,7340,L-3889557,00.html - Toplantı saatine sarkan “sohbet” konuşmalarını insanları kırmadan ve hızlı bir şekilde toplantı konusuna bağlamaya çalışırım. Burası her zaman uygulayabildiğim bir yer değil maalesef, ancak örneğin X Hanım’ın çok şık olan bir kıyafetinden bahsederken, web sitemizin de artık X Hanım’ın kıyafeti kadar şık olması için neler yapmamız gerektiği konusuna geçiş yaparak toplantıyı başlatmaya çalışıyorum.
- Birinci maddede yer alan “bu toplantının sonunda hangi sonuçları almak istiyorum?” sorusunu “bu toplantının sonunda şuna karar vermiş olmalıyız” haline çevirip, ekibin buna odaklanmasını sağlıyorum. Bu sayede zaman baskısının tüm toplantı katılımcılarınca hissedilmesi hızlı karar alma konusunda destek oluyor.
- Toplantı sonunda alınan kararları, bitiş tarihi önceden belirlenmiş yapılacaklar listesi ile birlikte toplantı notlarına ekliyor ve toplantı sonrasındaki maksimum 3 saat içerisinde tüm katılımcılara gönderiyorum. Bununla birlikte kendi takvimimde bitiş tarihi en yakın olanın tarihine bir hatırlatma ekliyorum.
Bunların yanı sıra bir diğer önemli konu da katılımcı bir toplantı olması. Örneğin, toplantı içerisinde birisi bir fikir belirttiğinde sanki hiç duymamış gibi bir başka fikirle devam etmekten kaçınıyorum. En azından o fikre kısa da olsa bir atıfta bulunarak devam etmek toplantı katılımcılarını daha dinamik tutuyor. Bu konuya da başka bir yazıda değineceğim.
Sizler “sonuca varan toplantılar” için neler yapıyorsunuz?
Onur Özdemir 